figbsederu

ERÄ 2018 Osallistumisehdot

Lataa PDF-versio tästä

KANSAINVÄLISET ERÄMESSUT 2018eraLogo-sivuille.png

Järjestäjä: Riihimäen Messut Oy

Aika: 7.-10.6.2018

Paikka: Riihimäen Urheilupuisto

Osoite: Pohjolankatu 6-8, 11120 Riihimäki

Aukioloajat:
to 7.6. - pe 8.6. klo 11 - 19
la 9.6. - su 10.6. klo 10 - 18

1. NÄYTTEILLEASETTAJAT JA TUOTTEET

Kansainvälisille Erämessuille kutsutaan näytteilleasettajiksi metsästykseen, kalastukseen, luonnonsuojeluun ja retkeilyyn liittyvien välineiden ja tarvikkeiden valmistajat, maahantuojat sekä alan palvelujen yritystoiminta ja järjestöt Suomessa ja ulkomailla. Ainoastaan järjestäjän hyväksymät tuotteet voivat olla esillä osastolla. Järjes-täjällä on oikeus poistaa osastolta muut kuin ilmoittauduttaessa mainitut tuotteet. Vain järjestäjän suostu-muksella saadaan osastolla mainita muu kuin näytteilleasettajan, hänen päämiehensä tai edustajansa nimi. Näytteilleasettajalla ei ole oikeutta mainostaa tuotteitaan näyttelyosastonsa ulkopuolella ilman erillistä sopi-musta järjestäjän kanssa. Järjestäjällä on oikeus rajoittaa messuosaston kokoa tai hylätä ilmoittautuminen syytä ilmoittamatta. Ilmaislehtien tai painotuotteiden levittäminen ja jakelu messualueella ja sen välittömässä läheisyydessä on kielletty ilman erillistä sopimusta.

2. NÄYTTELYTILAN VARAUS

Näyttelytila varataan järjestäjän toimittamalla sähköisellä tilauslomakkeella. Näytteilleasettajan ilmoittautu-misaika päättyy 28.2.2018. Mikäli tilaa riittää, otetaan ilmoittautumisia tämän ajan jälkeenkin. Järjestäjä vah-vistaa ilmoittautumisen kirjallisella sopimusvahvistuksella. Näytteilleasettajalla on oikeus seitsemän (7) päivän kuluessa vahvistuksen saapumisesta peruttaa näyttelytilavaraus kirjallisesti, jolloin paikanvuokraa ei peritä. Näytteilleasettajalla ei ole oikeutta vuokrata tai muuten luovuttaa osastoaan tai sen osaa ilman järjestäjän kirjallista lupaa.

3. NÄYTTELYOSASTOJEN SIJOITUS

Järjestäjä osoittaa näytteilleasettajille paikat huomioiden toimialaryhmityksen, tilojen tarkoituksenmukaisen käytön sekä näytteilleasettajien toivomukset mahdollisuuksiensa mukaan. Näyttelyvahvistuksen liitteenä lähe-tetään osastokartta, johon on merkitty osaston sijainti ja mitat. Järjestäjä varaa itselleen oikeuden osastokart-tojen muutoksiin valmisteluaikana.

4. PERUUTUS JA SOPIMUKSEN PURKAMINEN

Peruutus on tehtävä kirjallisesti. Osaston käyttöoikeus palautuu järjestäjälle, ellei näyttelypaikanvuokria suori-teta järjestäjän asettamien maksuehtojen mukaisesti (ilmoittautumismaksu 14 pv vahvistuksesta, ½ kuukau-den kuluttua ja ½ 30.4.2018 mennessä). Sopimuksen näin tai muulla tavoin purkautuessa näytteilleasettajan syystä, tämä suorittaa jo erääntyneet maksut, jotka samoin kuin aikaisemmin suoritetut maksut jäävät järjes-täjälle. Mikäli osastoa ei ole otettu käyttöön viimeistään tapahtuman avajaispäivää edeltävänä päivänä klo 18.00 tai järjestäjälle ilmoitettu erikseen kirjallisesti myöhäisemmästä saapumisesta, osaston käyttöoikeus palautuu järjestäjälle.

5. OSASTOJEN PYSTYTYS JA PURKU

Osastojen rakentaminen voidaan aloittaa maanantaina 4.6.2018 klo 9.00. Poikkeuksena Uimalan alue, jossa
rakentaminen voidaan aloittaa keskiviikkona 6.6.2018 klo 8.00 alkaen, ellei tästä ole tapauskohtaisesti erikseen toisin sovittu. Osastojen on oltava valmiit keskiviikkona 6.6.2016 klo 20.00 suoritettavaa järjestäjän tarkastusta varten. Osastojen purkaminen voi alkaa aikaisintaan sunnuntaina 10.6.2018 klo 18.30. Osastot on tyhjennettävä tiistaihin 12.6.2018 klo 12.00 mennessä. Mikäli edellä mainituista ajoista poiketaan, vastaa
näytteilleasettaja aiheuttamistaan kustannuksista.

6. NÄYTTEILLEASETTAMINEN

Näytteilleasettajan edellytetään rakentavan järjestäjän osoittamalle paikalle asianmukaisen osaston, josta
aiheutuvat kulut näytteilleasettaja maksaa. Näyttelyosastolla (sisätiloissa) on oltavat koko osastopinta-alan
peittävä, messukäyttöön soveltuva paloa levittämätön matto (luokka L.) Maton kiinnittäminen suoraan hallin
(D ja E) lattiaan on sallittu ainoastaan messukäyttöön tarkoitetulla heikkoliimaisella teipillä. Messuosasto on
varustettava seinäkkeillä niiltä sivuiltaan, jotka rajoittuvat naapuriosastoon. Ne seinät, joiden ulkopuoliset
pinnat näkyvät naapuriosastoihin tai käytäviin, hänen on huolehdittava, että rakenteet ovat siistit (esim. vuoraus, maalaus tms.). Kaikenlainen kiinnittäminen hallien katto-, lattia-, pilari- ja seinärakenteisiin on ehdottomasti kielletty. Osaston seinärakenteiden minimikorkeus on 250 cm. Kaksikerroksisiin näyttelyrakenteiden pystytyksiin on saatava järjestäjän ja viranomaisten lupa. Viranomaisten vaatimuksesta on toisen kerroksen kantavuus oltava 400 kg/m2 ja poistumistienleveys vähintään 120 cm. Väliseinien korkeuden ylittävä rakenne, somistus tai näyttelyesine, jonka sijoittamiselle on saatu lupa, on ehdottomasti pidettävä vähintään yhden metrin (1m) etäisyydellä naapuriosaston rajasta. Järjestäjällä on oikeus puuttua osaston rakentamiseen ja somistukseen, mikäli niiden suunnitelmia ei ole etukäteen hyväksytty. Yli 300 kg/m2 painavan näyttelyesineen sijoitus edellyttävät aina järjestäjän hyväksymisen etukäteen. Mikäli osasto varustetaan lattialla, jonka korkeus hallin lattiasta ylittää 12 cm, osaston avoimet sivut on porrastettava tai rakennettava niihin kaide tai muu suoja. Maauimalan alueelle on autoilla ajo kielletty. Perävaunun tai siihen verrattavan painavan rakenteen kokonaispaino lasteineen ei saa ylittää 400 kg. Maauimalan katolla olevat painavat rakenteet tulee hyväksyttää messujärjestäjällä. Halleihin ajo autolla on ehdottomasti kielletty. Aseiden esittelystä ja säilytyksestä on erilliset ohjeet. Näytteilleasettaja ei saa esitellä osastoaan tai tuotteitaan eikä jakaa esittelyaineistoaan messujen käytävätiloissa osaston ulkopuolella. Esittely ei saa aiheuttaa epätavallista ruuhkautumista käytävillä eikä häiriötä naapuriosastoille tai yleisölle. Järjestäjällä on oikeus myös messujen aikana puuttua häiriöksi tai turvallisuusriskeiksi osoittautuneisiin epäkohtiin. Arpajaiset on kielletty ilman erillistä sopimusta. Painotuotteiden jako on sallittu vain näytteilleasettajan vuokraamassa näyttelytilassa. Näyttelyosallistumiseen ja rakentamiseen liittyvät yksityiskohtaiset ohjeet ovat messuoppaassa, jonka näytteilleasettajat saavat sähköisessä muodossa.

Järjestäjä suosittelee uudelleenkäytettävien, energiaa säästävien ja muilla tavoin kestävää kehitystä
tukevien rakenteiden ja materiaalien käyttämistä sekä kertakäyttöisten materiaalien välttämistä.

7. MESSULUETTELO

Messuluettelo julkaistaan Erämessujen nettisivuilla. Näytteilleasettajista tulee luetteloon yrityksen nimi, linkki
yrityksen nettisivuille ja osastonumero. Tiedot on ilmoitettava 21.5.2018 mennessä.

8. ASIAKASKORTIT

Näytteilleasettajat saavat viisi asiakaskutsukorttia veloituksetta. Asiakaskutsukortit toimitetaan sähköpostilla.
Näytteilleasettajat voivat lisäksi tilata asiakkailleen kertakäyntiin oikeuttavia asiakaskutsukortteja 8 € /kpl +
alv 10%. Vain käytetyistä lipuista, kuitenkin vähintään 10 lipusta, laskutetaan näytteilleasettajaa messujen
jälkeen.

8. SÄHKÖ

Järjestäjä vastaa alueen yleisvalaistuksesta. Näytteilleasettaja tilaa omalla kustannuksellaan erillistä lomaketta käyttäen osastollaan tarvitsemansa sähkövirran samoin kuin tarpeelliset asennustyöt, jotka suorittaa järjestäjän valitsema sähköasennusliike laskuttaen suoraan näytteilleasettajaa. Järjestäjä ei vastaa mahdollisista sähkökatkoksen aiheuttamista vahingoista. Sähkötilaus on toimitettava 14 vrk ennen näyttelyä, tämän jälkeen saapuvista tilauksista peritään 30% korotus.

9. VESI, VIEMÄRI JA PAINEILMA

Tarvittavat liittymät ja asennustyöt tilaa näytteilleasettaja omalla kustannuksellaan ja LVI-liitännät suorittaa
järjestäjän valitsema asennusliike, joka laskuttaa töistä suoraan näytteilleasettajaa.

10. PUHTAANAPITO

Järjestäjä huolehtii sisä- ja ulkoalueiden yleisten tilojen puhtaanapidosta. Osastojen päivittäisestä ja loppusiivouksesta vastaavat näytteilleasettajat. Roskat ja jätteet on vietävä messualueelta pois tai järjestäjän niille osoittamaan paikkaan. Jätteet lajitellaan. Jätehuollossa noudatetaan Riihimäen kaupungin jätehuoltomääräyksiä ja Riihimäen Messujen jätehuoltosuunnitelmaa. Näytteilleasettaja tilaa tarvitsemansa siivouksen omalla kustannuksellaan järjestäjän valitsemalta siivousliikkeeltä. Näytteilleasettaja, jonka tuote-esittely tai myynti tuottaa normaalista poikkeavan määrän jätteitä, on velvollinen huolehtimaan alueensa ja sen ympäristön puhtaanapidosta 10 m säteellä sekä hankkimaan omalla kustannuksellaan tarvittavat jäteastiat.

11. PUHELIN

Näytteilleasettaja tilaa puhelin- ja dataliittymät omalla kustannuksellaan haluamaltaan toimittajalta.

12. PALO- JA MUU TURVALLISUUS

Paloturvallisuuden suhteen on noudatettava yleisiä voimassa olevia lakeja ja asetuksia. Paloturvallisuutta
mahdollisesti vaarantavien laitteiden esittelyyn on saatava paloviranomaisten ennakkolupa.
Avotulen käytöstä tms. paloturvallisuutta vaarantavista tekijöistä on näytteilleasettajan ilmoitettava etukäteen järjestäjälle. Koneita ja muita teknisiä välineitä esiteltäessä on noudatettava työturvallisuuslain ja – asetusten vaatimuksia. Ulkotiloissa näytteilleasettaja/teltan pystyttäjä vastaa rakenteesta ja sen turvallisuudesta. Huomioi myös riittävä teltan ankkurointi äkillisten tuulenpuuskien varalta. Pelastus- ja turvallisuusohjeet ovat nähtävänä messuosaston rakentamispäivistä lähtien messutoimistossa.

13. HAVAINTOESITYKSET

Näytteilleasettaja vastaa elokuvien ja video-ohjelmien ennakkotarkastuksesta sekä tekijäinoikeuslain edellyttämistä maksuista esittämänsä musiikin osalta. Äänenvoimakkuus osaston kohdalla käytävällä saa olla enintään 75 dB. Musiikki ja havaintoesitykset eivät saa häiritä naapuriosastoja. Äänenvoimakkuutta valvotaan ja osastolla häiriötä aiheuttavat esitykset keskeytetään. Paljon yleisöä keräävillä havaintoesityksille ja niiden
yleisölle on varattava seinällä käytävästä eristetty tila

14. VARTIOINTI

Järjestäjä huolehtii vartioinnista ja yleisestä järjestyksestä näyttelyalueella. Jokaisen näytteilleasettajan on itse huolehdittava näyttelyesineiden ja rakennelmiensa vakuuttamisesta. Järjestäjä ei vastaa tavaroiden, rakenteiden tms. mahdollisesta vioittumisesta tai katoamisesta eikä myöskään näyttelyosastolla tapahtuvista tapaturmista. Näyttelyesineiden vastaanottamisesta ja kuittaamisesta näyttelyalueella vastaa aina näytteilleasettaja.

15. VAKUUTUKSET

Järjestäjällä on toiminnan vastuuvakuutus, joista yleisten vakuutusehtojen mukaan korvataan vakuutetussa
toiminnassa vakuutuksen voimassaoloalueella toiselle aiheutettu henkilö- tai esine vahinko, joka todetaan
vakuutuskauden aikana ja josta vakuutuksenottaja voimassaolevan oikeuden mukaan on korvausvastuussa.
Näytteilleasettajan on itse huolehdittava tarpeelliseksi katsomistaan vastuu- sekä muista vakuutuksista.

16. HENKILÖKORTIT

Rakennus- ja purkutöiden sekä messujen aikana saavat alueella oleskella vain ne henkilöt, joilla on siihen oikeuttava järjestäjän antama kortti näkyvästi esillä. Näytteilleasettajat saavat tilaamansa määrän pystytys- ja purkamisaikaisia henkilökortteja, kun paikanvuokra on kokonaan suoritettu. Osaston henkilökuntaa varten
tarkoitettuja veloituksettomien esittelijäkorttien luku määräytyy osaston koon mukaan.

17. VALITUKSET

Järjestäjällä on varattava oikeus messun tai näyttelyn aikana korjata mahdolliset näytteilleasettajaa koskevat
haitat ja puutteellisuudet. Kaikki huomautukset koskien järjestäjän vastuulla olevia järjestelyjä on tehtävä
kirjallisesti välittömästi niiden ilmettyä ja viimeistään ennen messujen tai näyttelyn päättymistä.

18. YLEISET MÄÄRÄYKSET

Järjestäjä pidättää itsellään oikeuden messujen peruuttamiseen tai siirtämiseen toiseen ajankohtaan, ellei
näitä messuja järjestäjän ilmoittamilla perusteilla voida toimeenpanna edellä mainittuna aikana. Järjestäjä
palauttaa järjestäjästä johtuvasta syystä peruutettujen messujen näytteilleasettajien suorittamat näyttelypaikkavuokrat. Sopimusehdoista poikkeaminen voi aiheuttaa näyttelyosaston sulkemisen. Näytteilleasettaja on vastuussa messurakennuksille ja messualueelle mahdollisesti aiheuttamistaan vahingoista. Suomenkielisiä osanottoehtoja pidetään perustana mahdollisia tulkintatapauksia käsitellessä. Suoritus- ja lainkäyttöpaikkana on Riihimäen kaupunki. Mikäli näytteilleasettaja laiminlyö tämän sopimuksen mukaiset velvoitteet tai muusta syystä on korvausvelvollinen, on järjestäjällä pantti- ja pidätysoikeus näyttelyalueella sijaitsevaan omaisuuteen. Järjestäjä varaa oikeuden vaatimusten esittämiseen myös vaihtoehtoisesti muussa valitsemassaan oikeudessa, joka lain mukaan on oikeutettu käsittelemään sopimukseen tai sopimuspuoliin liittyvää asiaa.

19. JÄRJESTÄJÄ

Riihimäen Messut Oy, Kauppakuja 5 A, 11100 Riihimäki, www.erämessut.fi, Y-tunnus 0617855-5
toimitusjohtaja Ninni Manninen, ninni.manninen@riihimaenmessut.fi, 050 362 6051
talous- ja hallintopäällikkö Marina Leppäranta, marina.lepparanta@riihimaenmessut.fi, 050 544 3117